Pengertian dan Jenis-jenis Sistem Groupware

Cerita Dosen Sepriano - Pada pertemuan kali ini kita akan membahas tentang pengertian dan jenis-jenis sistem groupware.

Pengertian

Groupware (juga disebut sebagai Collaborative software) adalah perangkat lunak komputer yang dirancang untuk membantu orang yang terlibat dalam suatu tugas bersama agar mencapai tujuannya. Groupware mewakili software yang membantu kelompok kerja/kolega terhubung ke jaringan komunikasi untuk mengelola aktifitas mereka. Groupware dapat diklasifikasi dalam beberapa cara, salah satunya adalah dimana dan kapan seseorang peserta mengikuti kerja kelompok. Hal ini dapat diringka dalam matriks time/space berikut ini :

#  Dimensi space : dapat juga suatu dimensi secara geografis dan dibagi dalam co-located (tempat yang sama) dan remote (tempat yang berbeda). Contoh e-mail dan video conferencing yang bekerja pada jarak yang jauh.

#  Dimensi time : dibagi menjadi system synchronous dan asynchronous. Contoh telepon merupakan komunikasi remote synchronous dan post-it notes merupakan suatu asynchronous co-located.

Groupware dapat dijalankan dalam waktu yang berbeda. Contoh dari aplikasi basis web jenis ini adalah email, forum diskusi ataupun jenis shared editing. Dalam perkembangan teknologi web, groupware jenis ini sering juga disebut sebagai social networking seperti blog, forum sosial, bookmark aggregator, contoh : del.icio.us, blinklis ataupun office online.

kolaborasi berdasarkan tempat Groupware yang dapat menggabungkan pengguna yang terletak ditempat yang berjauhan. Dalam konteks ini aplikasi dapat berupa video conference, meeting room, chating ataupun messenger. Groupware jenis ini lebih banyak bebasis web, mengingat sifat aplikasi berbasis web yang dapat diakses secara bersamaan meski memiliki letak yang berjauhan.

Komunikasi Bermedia Komputer

Komunikasi bermediasi komputer dapat diartikan sebagai komunikasi manusia yang terjadi melalui penggunaan dua atau lebih perangkat  elektronik. Meskipun istilah ini secara tradisional diartikan sebagai komunikasi yang terjadi melalui format media komputer (seperti: pesan instan, email, chat room, online forum, social network services), hal ini juga telah diaplikasikan ke dalam bentuk media interaksi berbasis teks lainnya seperti pesan teks. Penelitian pada CMC sebagian besar berfokus pada efek sosial dari berbagai jenis komunikasi yang menggunakan media teknologi komputer. Banyak studi terbaru kini telah melibatkan jejaring sosial berbasis internet yang didukung oleh perangkat lunak sosial.

Email

Merupakan groupware tersukses yang ada. Email termasuk jenis komunikasi yang asynchronous (berbeda waktu) dan remote (berbeda tempat). Komponennya terdiri dari alamat tujuan (To), salinan (Cc) juga disertai dengan penanda waktu kirim. Mekanisme pengiriman e-mail membutuhkan delay dalam pengirimannya dan masalah ini tidak dapat diperkirakan dan sangat tergantung pada tingkat penggunaan komputer yang digunakan sebagai relay suatuy pesan. Dalam suatu e-mail yang sederhana terdapat hanya satu penerima. Banyak sistem e-mail yang mengijinkan dapat diterima oleh banyak penerima dengan menuliskan (Cc: ) dalam e-mail yang dikirimkannya menjadi suatu group.

Group ini  berisi daftar distribusi yang berisi nama group dari sekelompok user yang sering mengirim e-mail. Dalam sistem ini pesan yang dikirimkan dialamatkan ke dalam suatu bulletin board atau newsgroup. Dalam pengirimannya dari suatu lokasi membutuhkan waktu pengiriman dalam ukuran menit atau hari, sedangkan e-mail yang berbasiskan LAN dalam satu lokasi hanya membutuhkan beberapa detik.

Instant messenger

Seperti yahoo messenger merupakan suatu fasilitas untuk mengirim  pesan berbasis internet yang mendapat umpan balik secara langsung, selain itu juga bisa  berkirim file, suara dan video dengan adanya fasilitas web camera.

Layanan pesan singkat(SMS)

Layanan pengiriman pesan yang dibatasi 160 karakter. Dengan layanan 3G, bisa disertai komunikasi face to face.

Shared editor

Editor ini dapat berbentuk text maupun grafik yang bekerja sama. Bentuk software yang digunakan dalam meeting room dapat berbentuk shared editor tetapi digunakan untuk kerjasama pada dokumen yang normal. Dengan membuat PC dan windows bekerjasama maka user mengharapkan mempunyai maksud yang sama dalam suatu komunikasi, dimana hal ini dapat juga dilaksanakan pada komunikasi secara face to face (co-located), saluran audio dan video atau sekurangnya pada komunikasi secara tekstual.

Meeting & Decision Support system (DSS)

Dalam  suatu  perbincangan, peserta harus membentuk kesamaan pemahaman tentang tugas yang dikerjakan dan membangun ide. Yang perlu didiskusikan adalah pekerjaan yang kita lakukan dan ide pendukung apa untuk pekerjaan tersebut. Hal yang perlu didiskusikan yakni suatu system dimana membangun dan merekam ide menjadi suatu focus yang utama, ada 3 tipe yaitu:

Argumentation tools

Komunikasi ini berbentuk dua arah dan melihat kontribusi masing-masing. Hal ini dilakukan untuk mengkomunikasikan alasan pengambilan keputusan di antara perancang.

Meeting rooms

Suatu ruang pertemuan yang dirancang menggunakan peralatan komputer untuk pertemuan tatap mata. Rancangan ruang ini dapat berbentuk U atau C yang diatur mengelilingi layar monitor dan masing-masing peserta mempunyai masing-masing monitor. Sistem ini mendukung beberapa bentuk pekrjaan seperti penggunaan terminal secara pribadi dan sub group pada kegiatan teleconferencing atau email. Sistem ini beroperasi dengan mode dimana semua layar peserta dan layar pada terminal pusat mempunyai tampilan yang sama. Hal ini dikenal dengan istilah WYSIWIS (what you see is what I see). Masalah pada sistem ini adalah jika beberapa peserta memutuskan untuk menulis  pada waktu yang bersamaan.

Shared work surfaces

Shared work surfaces merupakan suatu sistem yang menggunakan efek whiteboard, yakni suatu sistem yang mengatur para peserta menulis dengan tangan secara langsung ke layar  besar. Tulisan ini akan dibuat film dengan kamera atau di capture secara digital dengan menggunakan layar yang sensitive. Tampilan tulisan satu peserta akan ditampilkan ke peserta yang lain.

Variasi yang lain dari shared work surface ini adalah dengan membuat  peserta menulis pada suatu kertas pada masing-masing desktop dan dibuat filmnya dari arah atas. Gambar dari masingmasing peserta akan digabungkan dan ditampilkan pada masing-masing layar di area kerja peserta.

Kerangka Kerja Groupware

Terdapat beberapa kerangka kerja frameworks untuk dapat memenuhi aturan dari groupware. Satu diantara nya digunakan sebagai mekanisme yang dapat membantu dalam diskusi tentang groupware. Sebagai tambahan terdapat aplikasi tambahan untuk membantu merancang struktur dari system yang baru.

Shared information

Konferensi elektronik dan shared workspace berbagi informasi dan komunikasi, dimana dokumen dibagi bersama untuk tujuan pekerjaan.

Granurality

Sebagai ukuran potongan suatu objek dan kekerapan untuk memperbaharuinya. Pada ukuran potong objek, beberapa system beroperasi baik, mengijinkan partisipan mengedit kalimat yang sama, bahkan kata yang sama dalam kalimat. Pada system file yang berbagi, memiliki penguncian sehingga hanya satu user yang dapat mengedit file pada waktu yang sama. Granurality disini adalah dokumen. Mayoritas pada system groupware khususnya argumentasi dan co-authoring tool beroperasi diantaranya.

Level of sharing

Merupakan system yang secara eksplisit digunakan pada groupware tetapi sangat umum digunakan pada shared database. Contoh dua orang mungkin melihat bagian dari suatu database yang sama tetapi satu orang melihatnya dalam bentuk grafik dan yang lainnya melihat dalam bentuk tabular.

Types of objek

Jenis dari suatu objek atau data yang saling bekerja sama mempunyai efek dari suatu system bersama “share”. Hal yang menjadi penting dalam kasus yang unsyncrounized atau bahaya seperti  ketika dua peserta sedang memperbaharui data secara simultan dan mengalami kebingungan untuk menentukan yang mana yang terlebihdahulu.

Computer Supported Cooperative Work (CSCW)

merupakan kerangka kerja dalam sebuah aplikasi yang didalamnya dipengaruhi oleh kelompok dan situasi sosial yang ditempati oleh sistem tersebut (Dix, 1993). Dalam konteks IMK, CSCW merupakan fenomena atau juga bisa disebut sebagai efek samping dari sebuah aplikasi yang berafiliasi ke groupware. Karenanya CSCW seringkali diasumsikan sebagai aspek yang dihasilkan dari groupware.

CSCW lebih berorientasi kepada evaluasi terhadap hal-hal yang terjadi dalam proses interaksi antar manusia dalam sekelompok pengguna. Inteaksi tersebut antara lain :

Face to face communication

Dalam komunikasi yang melibatkan lebih dari satu orang secara tatap muka, pengaruh kultur dan lingkungan sangatlah besar. Sebagai contoh, jika seseorang dari kultur yang terbiasa dengan nada bicara tinggi, akan dianggap menyinggung perasaan bagi orang lain yang terbiasa dengan kultur yang terbiasa dengan nada bicara pelan. Selain itu, dalam tatap muka juga bergantung pada kontak mata yang sering kali menggambarkan tingkat emosional seseorang. Dalam tatap muka disebuah sistem groupware, contoh : video conference, juga perlu diperhatikan tentang faktor turn taking atau giliran dalam berkomunikasi, sehingga komunikasi dapat berjalan lancar.

Conversation

Struktur pembicaraan dalam konteks CSCW memerlukan pengertian dalam tiap sesi komunikasi. Sebagai contoh, kesalahpahaman dalam pemilihan kata berdasarkan topik yang akan dibicarakan dapat menimbulkan berhentinya komunikasi.

Text based communication

Komunikasi berbasis teks merupakan model interaksi dalam CSCW yang paling banyak digunakan di era 2000-an. Jenis ini biasanya diimplementasikan dalam groupware yang menggunakan komunikasi janis email ataupun chatting. Komunikasi ini memiliki kultur sendiri, misal dengan penggunaan smiley, penggunaan singkatan-singkatan global seperti AFAIK, IMHO dan lainnya.

Group working

Jenis komunikasi yang terakhir merupakan jenis komunikasi bersama, yang melibatkan satu kelompok dalam sebuah organisasi. Komunikasi jenis ini tidak lagi melibatkan kultur perorangan dari tiap pengguna, tetapi lebih berorientasi pada kultur dalam sebuah organisasi.

Dalam IMK, CSCW lebih dilihat dari efek samping yang tertimbuk dari modelinteraksi sebuah aplikasi jenis groupware. Karena jika konteks komunikasi dalam CSCW tidak berjalan dengan baik, maka secara umum, sebuah aplikasi sebaik apapun akan terasa tidakn usable lagi. Tetapi, malah akan timbulorganization mass yang membuat segala penerapan teori dan implementasi menjadi sia-sia. Karenanya, dibutuhkan usaha ekstra keras dan tahapan yang secara iteratif melakukan desain berdasarkan kebutuhan pengguna dan evaluasi yang berkelanjutan, baik evaluasi secara umum ataupun usability tesiting.